Software voor facturatie, voorraadbeheer, verhuur & reservering
WiverSoft facturatie : FAQ over installatie van het programma
FAQ 1: Kan ik met meerdere gebruikers tegelijk met het programma werken?
FAQ 2: Hoe installeren in een lokaal netwerk?
FAQ 1: Kan ik met meerdere gebruikers tegelijk met het programma werken?
Ja, dat is mogelijk. Het aantal gelijktijdige gebruikers is wel beperkt tot het aantal aangekochte licenties.
Het programma - en de bijhorende database met alle gegevens in - wordt lokaal op uw PC geïnstalleerd
(in tegenstelling tot een online programma, waar de databestanden
op een server bij een derde partij staan).
Om op verschillende PC's te kunnen werken, dient er een verbinding te zijn tussen die PC's en deze waarop de databestanden staan.
De installatie en benodigde hardware verschilt sterk voor PC's die met elkaar verbonden zijn in een lokaal netwerk of voor PC's die
op een andere locatie staan en enkel een internetverbinding hebben.
Zie FAQ 2 en FAQ 3.
FAQ 2: Hoe installeren in een lokaal netwerk?
Installatie:
- De server kan één van de PC's in het netwerk zijn, waarop het programma ook gebruikt wordt. Bij veel gelijktijdige gebruikers is het echter aangewezen een afzonderlijke PC te gebruiken als server, waarop verder niet gewerkt wordt.
- Bij gebruik in een netwerk dient de installatie uitgevoerd te worden op de server én op alle werkstations. Op deze manier werkt het programma met algemene instellingen, die toepasselijk zijn op alle stations, en lokale instellingen, die enkel van toepassing zijn op het betreffende werkstation.
- De installatie eerst uitvoeren op de server, daarna op de werkstations.
- De map waar het programma op de server geïnstalleerd is, dient "gedeeld" te worden, zodat deze op alle werkstations toegankelijk is.
- Op de server komt het programma én de gemeenschappelijke databestanden. Op de werkstations enkel het programma. Dit gebeurt automatisch door bij de installatie te kiezen voor server/werkstation (de keuze verschijnt zodra het programma de eerste maal opgestart wordt).
- Zolang het programma geopend is op een werkstation, dient er een permanente verbinding te zijn met de server. Indien de verbinding verbroken wordt, kan dit corrupte databestanden tot gevolg hebben. Let daarom op volgende zaken:
- De server mag niet in slaapstand of stand-by gaan.
- Maak zelf geen onderbrekingen in het netwerk (bv door netwerkstekkers uit te trekken).
- Het gebruik van een draadloos netwerk is af te raden.
- Indien de server een PC is waar ook op gewerkt wordt: Gebruik hierop geen zware toepassingen die het systeem voor 100% belasten, als het WiverSoft- programma ondertussen gebruikt wordt op een werkstation. De server dient immers nog "tijd" over te hebben om de data voor het werkstation te verwerken.
- Het programma dient absoluut ook geïnstalleerd te worden op de werkstations. Indien dit niet gebeurt (en in de plaats daarvan een snelkoppeling gemaakt wordt naar het programma op de server), kan dit nogal wat problemen geven:
- Bij de installatie worden er OCX-bestanden in de Windows\System(32) map gezet. Als deze ontbreken zullen sommige programma-onderdelen niet werken (het zijn OCX-bestanden die door diverse toepassingen gebruikt worden, het kan best zijn dat deze op de betreffende PC wel reeds aanwezig zijn).
-
Bij de installatie worden er bestanden in de \Windows
map gezet, die dienen om Windows te laten samenwerken met de help van het
programma.
Indien de installatie op een werkstation niet uitgevoerd wordt, zal de help van het programma er niet werken. - Elk werkstation heeft in het programma "lokale instellingen", met o.a. de printerinstellingen en de backup-locatie. Als het programma niet op elk werkstation geïnstalleerd is, zullen de programma's met de lokale instellingen van de server werken. Dit geeft problemen indien de werkstations verschillende lokale printers hebben.
Bij gebruik via het internet (bv. van thuis) wordt het programma niet geïnstalleerd op de betreffende PC, maar wordt er met "remote desktop" technologie geconnecteerd op de PC
waarop het programma geïnstalleerd is (bv. op kantoor).
Dat kan dan op verschillende manieren:
-
De PC waarop het programma geïnstalleerd is (bv. op kantoor), vanop afstand overnemen met programma's zoals bv. Teamviewer, AnyDesk, ... of met "extern bureaublad".
Dit kan dan maar met 1 gebruiker tegelijk.
Eventueel kan het programma op kantoor op een 2e PC geïnstalleerd worden (zie FAQ 2). De ene PC kan dan gebruikt worden om er lokaal op te werken (kantoor) en de andere om over te nemen vanop afstand (thuis). -
Een professionele oplossing: Het programma installeren op een server-PC met een Windows Server besturingssysteem. Daarop kan dan met "extern bureaublad" met meerdere gebruikers tegelijk ingelogd worden vanop verschillende locaties, ieder in zijn eigen "sessie".
Die server kan op uw bedrijfslocatie staan, maar het kan ook op een virtuele Windows-server in "de cloud".
Het installeren van het WiverSoft programma in een map die gesynchroniseerd wordt met zo'n cloudopslag, is absoluut af te raden.
In de praktijk blijkt dat bij de synchronisatie soms conflictbestanden ontstaan, zelfs indien het programma slechts op één PC gebruikt wordt.
Als locatie voor de backups (in te stellen via "Overige - Lokale instellingen - op de tab 'Backup/data' ") mag een online opslag wel gebruikt worden.
Voor gebruik van het programma's op verschillende locaties, is deze technologie al helemaal niet geschikt. Bij meerdere gebruikers mogen de databestanden maar op één locatie staan. Het is een "gedeelde database",
waardoor er geen dubbele nummers kunnen ontstaan.
Clouddiensten zoals Dropbox, Google Drive, OneDrive, ... werken niet met een gedeelde database, ze synchroniseren de volledige bestanden
tussen de online opslag en de PC's die er vanop verschillende locaties op geconnecteerd zijn.
Als de data op 3 PC's gebruikt wordt, wordt deze dus bewaard op 4 verschillende locaties: de online opslag en de 3 PC's.
Zodra er op 1 PC een bestand gewijzigd is, wordt het daarna automatisch gekopieerd naar de online opslag.
Als de andere PC's aan staan, wordt de data daarna automatisch van de online opslag naar die PC's gekopieerd.
Als die PC's niet aan staan, gebeurt het zodra deze aan gezet worden.
WiverSoft programma's werken met een database die uit individuele bestanden bestaat, met verschillende extensies
(DBF voor de data, FPT voor de data in de memo-velden, CDX voor de indexen).
Tijdens het werken met het programma worden er continu databestanden aangepast (Bv: bij een omzetting van een offerte naar een factuur,
met daarop artikelen waarop voorraadbeheer van toepassing is, worden er 14 bestanden aangepast).
Dit betekent dat de Dropbox/Google Drive/OneDrive quasi continu bezig is met elke gewijzigd bestand opnieuw naar de online opslag te kopiëren.
In de situatie dat je :
- Op de ene PC met het programma werkt en de PC pas afsluit als alle data naar de online opslag gesynchroniseerd is.
- en daarna op een andere locatie de PC opstart en wacht tot alle data van de online opslag naar die PC gesynchroniseerd is.
Maar... als je op enig moment op de ene PC begint te werken terwijl de synchronisatie met de andere nog niet afgewerkt was, of je met 2 tegelijk begint te werken, ontstaan er grote problemen:
- De data kan dan bestaan uit een samenraapsel van gedeeltelijke aanpassingen die op de ene PC gebeurd zijn, in combinatie met aanpassingen die op de andere PC gedaan zijn.
- Corrupte indexbestanden.
- Fouten in de nummering (uniqueness errors), die onmogelijk nog recht gezet kunnen worden (bv. 2 verschillende facturen die toch hetzelfde factuurnummer hebben).
Om verder te werken met de gegevens van de Free-versie ,
dient de Basic-, Pro-, of Full-versie geïnstalleerd te worden in de map waar de Free-versie staat (dus erover heen).
Bij de installatie wordt de Free-versie herkend. De nodige aanpassingen aan de databestanden worden automatisch uitgevoerd.
Snelkoppelingen naar de Free-versie dienen manueel verwijderd te worden.
WiverSoft Facturatie heeft de mogelijkheid om klanten, leveranciers artikelen te importeren vanuit verschillende bestandsformaten.
Indien met facturatieprogramma XXXX deze gegevens geëxporteerd kunnen worden in een gangbaar formaat (XLS, TXT, CVS, ...),
kunnen deze wellicht binnengehaald worden in WiverSoft Facturatie.
Voor facturen, bonnen en offertes is dit niet voorzien.
Het overzetten kan met of zonder update naar de laatste versie (met is enkel mogelijk voor klanten met een lopend update & service-abonnement).
Met update naar de laatste versie:
- Kopiëer de ganse inhoud van de map waar het programma geïnstalleerd is van de oude PC naar de nieuwe PC (via USB-stick, CD, netwerk, ...). Bij een standaard installatie is dit de map C:\WsFactuur.
- Download de laatste update via download.wiversoft.be.
- Installeer deze update. Kies daarbij als doelmap de map waar het programma naartoe gekopieerd werd.
Hiermee wordt de laatste versie van het programma geïnstalleerd, worden de nodige hulpbestanden geïnstalleerd en geregistreerd in het Windows-register, en kan een snelkoppeling op het bureaublad aangemaakt worden. - Indien er plugins geïnstalleerd waren (verhuur, taalmodule, ...): download en installeer hiervan ook de laatste versie (indien dit niet gebeurd was op de oude PC).
- Indien op aangepaste layouts een logo gebruikt wordt dat niet in dezelfde map staat dan het programma, dient dit ook overgezet te worden naar de nieuwe computer (anders zal het probleem ontstaan dat beschreven is in deze FAQ).
- Start het programma op.
- Kijk via "Overige - Lokale instellingen" de ingestelde printers na, alsook de locatie voor de backups en de locatie voor de PDF-bestanden (op de nieuwe PC zijn mogelijk andere printers aangesloten en de mappen voor de backups en PDF-bestanden kunnen er ontbreken).
-
Installeer het programma op de nieuwe PC met het installatiebestand dat geleverd werd bij de aankoop van het programma (op CD, of via download en door u zelf bewaard). (*)
Hiermee worden de nodige hulpbestanden geïnstalleerd en geregistreerd in het Windows-register, en kan een snelkoppeling op het bureaublad aangemaakt worden.
Het programma opstarten hoeft niet. - Start op de nieuwe PC de Windows-verkenner op, en verwijder alle bestanden uit de map waar het programma geïnstalleerd werd. Bij een standaard installatie is dit de map C:\WsFactuur.
- Kopiëer de ganse inhoud van de map waar het programma geïnstalleerd werd van de oude PC naar de nieuwe PC (via USB-stick, CD, netwerk, ...).
- Indien op aangepaste layouts een logo gebruikt wordt dat niet in dezelfde map staat dan het programma, dient dit ook overgezet te worden naar de nieuwe computer (anders zal het probleem ontstaan dat beschreven is in deze FAQ).
- Start het programma op
- Kijk via "Overige - Lokale instellingen" de ingestelde printers na, alsook de locatie voor de backups en de locatie voor de PDF-bestanden
(op de nieuwe PC zijn mogelijk andere printers aangesloten en de mappen voor de backups en PDF-bestanden kunnen er ontbreken).
(*) Indien u het originele installatiebestand niet meer hebt, kunt u de snelkoppeling manueel aanmaken en de nodige hulpbestanden installeren met dit installatiebestand: WiverSoftOcxSetup.exe
Het programma is conceptueel niet ontwikkeld om bij een server-installatie de databestanden op een andere locatie te zetten
dan het programma zelf. Sommige zaken kunnen enkel uitgevoerd worden als het programma opgestart wordt in dezelfde map dan
waar de databestanden staan (bv. het aanpassen van de algemene instellingen).
Dit neemt niet weg dat een NAS in een lokaal netwerk wel gebruikt kan worden als locatie om het programma als "server" op te installeren:
- De NAS - of de map waar het programma dient te komen - dient op een PC gemapt te worden als een station (dus met een toegekend stationsletter).
- Op die PC wordt dan de server-installatie uitgevoerd (zoals in FAQ 2 beschreven bij "Installatie op de server"), waarbij de doelmap voor de installatie de map op de NAS is.
-
Om de algemene instellingen in het programma te kunnen wijzigen, dient het op die PC opgestart te worden met een snelkoppeling
die rechtstreeks naar programma op de NAS verwijst.
Een probleempje met deze installatie is dat de help niet correct zal werken. Dit ligt niet aan het programma of aan de help zelf, maar aan een beveiliging op het niveau van Windows, die belet dat chm-helpbestanden geopend worden via een netwerk.
Op die PC kan dan eventueel (voor dagelijks gebruik) ook nog een lokale "Werkstation" installatie uitgevoerd worden.
WiverSoft is een geregistreerd handelsmerk
Blauwe Kei 3B - 2380 Ravels - België
info@wiversoft.be - BTW: BE-0759.665.594
Privacy verklaring