WiverSoft facturatie : FAQ over layouts

Door layoutaanpassing van facturen, verzendnota's, offertes, enz. is het mogelijk om uw documenten te personaliseren.

Voor het aanpassen van layouts is een zekere vaardigheid vereist, die niet alle PC-gebruikers hebben. Lees alleszins eerst de help bij het scherm "Overige - Layouts aanpassen". Nadat u deze grondig doorgenomen hebt, kunnen onderstaande FAQ's u verder helpen met specifieke zaken.

Op het aanpassen van layouts wordt slechts beperkte ondersteuning gegeven. Klanten die hun layouts zelf willen aanpassen krijgen wel antwoord op "een vraagje" hierrond, maar geen "stap voor stap begeleiding" via telefoon of mail.

Klanten die aangepaste layouts wensen, maar niet de tijd of de vaardigheden hebben om dit zelf te doen, kunnen deze bij WiverSoft laten aanpassen. Layoutaanpassingen zijn echter niet inbegrepen in de aankoopprijs van het programma.

FAQ 1: Hoe kan ik het bedrijfslogo op mijn documenten zetten?

FAQ 2: Ik heb mijn layouts aangepast. Waarom blijft het programma de standaard layouts gebruiken?

FAQ 3: Kunnen de verkoopsvoorwaarden op de achterkant van de factuur afgedrukt worden?

FAQ 4: Hoe kan ik de artikelcode weergeven op de layouts?

FAQ 5: Kunnen de betalingsgegevens weergegeven worden op de factuur?

FAQ 6: Het printen van een factuur/verzendnota/bon/offerte met meerdere pagina's verloopt niet correct (verkeerde paginanummering, slechts enkele regels op de 2e pagina, ...). Wat is de oorzaak?

FAQ 7: Kan ik in de oude Free-versie de layouts van mijn facturen aanpassen?

FAQ 8: Is het mogelijk een factuur te maken met onderaan een overschrijvingsformulier?

FAQ 9: Ik wil klant- of artikelstickers printen met een labelprinter (bv. van Dymo). Hoe kan ik de labels hiervoor aanpassen?

FAQ 10: Hoeveel kost het om layouts te laten aanpassen door WiverSoft?

FAQ 1: Hoe kan ik het bedrijfslogo op mijn documenten zetten?

Hoe een logo aangepast of toegevoegd kan worden staat uitvoerig beschreven in de help van het programma bij het scherm "Overige - Layouts aanpassen". Het staat er in detail beschreven bij de veel gevraagde aanpassingen.

FAQ 2: Ik heb mijn layouts aangepast. Waarom blijft het programma de standaard layouts gebruiken?

Wellicht is in "Overige - Algemene instellingen" niet aangevinkt dat de aangepaste layouts gebruikt moeten worden.

FAQ 3: Kunnen de algemene voorwaarden op de achterkant van de factuur afgedrukt worden?

Het is niet mogelijk op de achterkant van élke pagina de algemene voorwaarden af te drukken.
Het is wel mogelijk die af te drukken op een afzonderlijke pagina, na de laatste factuurpagina (op een toegevoegde "Page Summary Band"). Met een printer die dubbelzijdig print staan de algemene voorwaarden dan op de achterkant, indien uw factuur uit één pagina bestaat. Het is een vrij uitgebreide aanpassing, omdat de "print when condition" van elk label, field, lijntje, .. in de page footer band ook aangepast dient te worden.
De layoutbestanden waarop deze aanpassing gebeurd is, kunnen bij WiverSoft verkregen worden.

Sinds versie 5.1.6 is het mogelijk om bij de aanmaak van een PDF-bestand van een factuur, offerte, bon, ... een bestaand PDF-bestand met algemene voorwaarden toe te voegen. Deze methode is veel eenvoudiger dan het aanpassen van de layout.

FAQ 4: Hoe kan ik de artikelcode weergeven op de layouts?

Door het veld "artcode" (zonder quotes) toe te voegen in de Detailband.
Hou er rekening meer dat de artikelcode 25 karakters kan bevatten, en de omschrijving 60. Om beide velden er volledig op te krijgen, zal de rest wat dichter op elkaar gezet moeten worden, of een kleiner lettertype gebruikt moeten worden.
Tip: De eenvoudigste manier om het veld artcode toe te voegen is door het veld "omschrijving" te kopiëren (met ctrl-c / ctrl-v), het gekopieerde veeld wat smaller maken, en dan de expresssion wijzigen door erop te dubbelklikken.

FAQ 5: Kunnen de betalingsgegevens weergegeven worden op de factuur?

Op een factuur kunnen een quasi onbeperkt aantal betalingen ingegeven worden. In de praktijk is het er meestal slechts één, of hooguit enkele.
De gegevens van de eerste 5 betalingen zijn beschikbaar in variabelen, die u kunt gebruiken op een layout:
* Voor de datums (datumveld): ldBetaalDat1, ldBetaalDat2, ...3, ...4, ...5
* Voor de bedragen (numeriek veld): lnBetaalBedr1, lnBetaalBedr2, ...3, ...4, ...5
* Voor de betalingswijze (karakterveld): lcBetaalVia1, lcBetaalVia2, ...3, ...4, ...5

FAQ 6: Het printen van een factuur/verzendnota/bon/offerte met meerdere pagina's verloopt niet correct (verkeerde paginanummering, slechts enkele regels op de 2e pagina, ...). Wat is de oorzaak?

Dit probleem heeft te maken met een aangepaste layout (van versie 4.0.9 of lager), waarvan sommige "bands" (Page Header/Footer,Group Header/Footer, ...) groter gemaakt zijn.
In versies 4.0.9 en lager was het programma voorzien om 25 detaillijnen op één pagina te printen. Indien in deze layouts de grootte van sommige bands gewijzigd wordt, blijft er in de detailband mogelijk niet voldoende ruimte over voor deze 25 lijnen. Hierdoor ontstaan problemen met de nummering van de pagina's.

De layouts van versie 4.1.0 en hoger hebben dit probleem niet meer.

Oplossing: De layout opnieuw maken, vertrekkende van het origineel van versie 4.1.0 of hoger, of - als u de oudere layout wenst te behouden - de grootte van de gewijzigde bands verkleinen tot er voldoende ruimte over blijft voor 25 detaillijnen.

FAQ 7: Kan ik in de oude Free-versie de layouts van mijn facturen aanpassen?

De Free-versie kan met aangepaste layouts werken, maar deze dienen aangepast te worden met het afzonderlijke programma "Tools.exe". De documentatie in de help van de Free-versie is eerder beperkt.
In de commerciële versies is (sinds versie 4.1.0) het aanpassen van layouts geïntegreerd in het programma, met een help die veel uitgebreider is.

FAQ 8: Is het mogelijk een factuur te maken met onderaan een overschrijvingsformulier ?

Ja, maar er zijn beperkingen: Het overschrijvingsformulier neemt veel plaats in onderaan de factuur. Dit betekent dat de Page Foorter Band heel wat vergroot moet worden. Hierdoor blijft er in de detailband slechts ruimte voor ± 12 detaillijnen.

Indien uw facturen nooit meer dan ± 12 detaillijnen bevatten, is het dus mogelijk gebruik te maken van blanco bladen met een voorgedrukt overschrijvingsformulier onderaan.
Het kost evenwel heel wat tijd om alle velden exact op de juiste positie te krijgen...
Indien uw facturen soms wel meer dan ± 12 detaillijnen bevatten, is het niet mogelijk het overschrijvingsformulier onderaan de laatste pagina van de factuur te krijgen. Een mogelijkheid is dan nog om het overschrijvingsformulier op een afzonderlijke pagina toe te voegen met een summary Band.

FAQ 9: Ik wil klant- of artikelstickers printen met een labelprinter (bv. van Dymo). Hoe kan ik de labels hiervoor aanpassen?

Om stickers te printen op een labelprinter, dient de layout aangepast te worden voor die printer en voor het stickerformaat dat erop gebruikt wordt. Het zijn vrij uitgebreide aanpassingen. Deze staan beschreven in de help van het programma bij het scherm "Overige - Layouts aanpassen". Het staat er in detail uitgelegd bij de veel gevraagde aanpassingen.

FAQ 10: Hoeveel kost het om layouts te laten aanpassen door WiverSoft?

Dit hangt af van een aantal factoren:

• Het aantal layouts dat aangepast dient te worden: Elke layout dient immers afzonderlijk aangepast te worden (factuur, creditnota, herinnering, offerte, verzendnota, diverse bonsoorten, ...).
• De complexiteit van de aanpassing:
• Het aanpassen van één layout kan 5 minuten duren, bv. om er een ander logo op te zetten.
• Maar ook 2 uur: Andere lettertypes, zaken verplaatsen zodat de factuur netjes op voorgedrukte formulieren past, lijntjes tussen de kolommen, meerdere logo's, overschrijvingsformulier onderaan, speciale "print when" condities om sommige zaken al dan niet af te drukken in bepaalde omstandigheden, enz.
• De kostprijs kan variëren van 10 tot 140 Euro voor de eerste layout en 5 tot 70 Euro voor elke volgende layout.

Op verzoek wordt een offerte gemaakt. U dient dan wel te specifiëren welke layouts aangepast dienen te worden, en wat de gewenste aanpassingen zijn.

N.B.: WiverSoft doet geen layoutaanpassingen voor gebruik in de oude Free-versie